源泉徴収票をメールで依頼しているビジネスマン

◎ 本記事のポイント

  1. 源泉徴収票をメールで依頼する書き方が分かる。
  2. 依頼する適切なタイミングが分かる。
  3. 源泉徴収票の発行を依頼する際のメール例文が分かる。
  4. 依頼時の注意点が分かる。
  5. 再発行を依頼する際の方法が分かる。

退職後にもらうべき書類の一つが源泉徴収票

ですが、こちらからお願いしないと発行してくれない場合や中々送ってくれない場合もあります。

 
そんな場合には、発行をお願いすることになるでしょう。

お願いする方法は電話・メールなどがあります。

この記事ではスピーディーな対応ができるメールの場合で解説します。

 
源泉徴収票メール依頼する方法について、見ていきましょう。

スムーズに必要な書類を手に入れられるよう、効果的なメールの書き方や例文を提供します!

源泉徴収票のメールでの依頼の仕方は?

源泉徴収票をメールで依頼するには、どのような点を意識すればよいのでしょうか?

そこで、メールを用いるメリットや書き方についてお伝えしていきます。

すぐに使えるよう例文もご紹介しますね。

源泉徴収票をメールで依頼するメリットは?

源泉徴収票のメール依頼には大きなメリットがあります。

特にメールはスピード感が早い上、記録として残るので非常に便利です。

 
以前は源泉徴収票を依頼するためには、直接オフィスに足を運ぶか、電話を行う必要がありました。

しかし、メール依頼を使えば、時間を大幅に削減することが可能です。

また、お互いのメッセージを記録として残すことができます。

 
ただし、メールでのやり取りでは正確な情報伝達が重要。

そのため、依頼時には必要事項をはっきりと記載して、誤解の余地をなくしましょう。

依頼メールの効果的な書き方

源泉徴収票のメール依頼を上手く行うためには、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

  • 件名の重要性: 件名は相手が一目で内容を理解できるように具体的かつ明確にしましょう。例えば、「源泉徴収票の発行依頼」などが適切です。
  • 本文の書き方: 本文では以下のポイントを抑えることが大切です。
    • 依頼者の情報: 氏名や連絡先を明記しましょう。
    • 源泉徴収票の詳細: 必要な年度や枚数を簡潔に記載してください。
    • 期限の指定: 可能であれば、希望の受け取り期限を記載すると良いでしょう。
  • 礼儀正しさ: 礼儀正しい表現を用いることで、相手からのスムーズな対応を期待できます。感謝の言葉を忘れずに。

 
メール依頼の際には、上記のポイントを意識することで、迅速かつ円滑な対応が期待できます。

また、相手の負担を考えて、必要最低限の情報を簡潔にまとめることも、スムーズな手続きにつながります。

ぜひ意識してみてくださいね。

源泉徴収票をメールで依頼する例文

源泉徴収票をメールで依頼する際には、どのようなメールを送ればよいでしょうか?

源泉徴収票をメールで依頼する例文をご紹介します。

メール例文

件名:源泉徴収票の発行依頼について

 
平素より大変お世話になっております。

〇月に退職いたしました〇〇(名前)です。

源泉徴収票の発行をお願いしたく存じます。

 
以下の住所に送付をお願いしてもよろしいでしょうか。

[送付先住所]

 
お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。
 
署名

 
上記の例文のように、件名と本文には以下のポイントを盛り込むと良いでしょう。

  1. 礼儀正しい挨拶:相手に敬意を表し、好印象を与えます。
  2. 明確な依頼内容:退職年度や必要な書類を具体的に記載して誤解を避けます。
  3. 送付先の明記:住所や連絡先を正確に記載し、手続きの遅れを防ぎます。

 
これらの点を押さえることで、スムーズに源泉徴収票を手に入れることにつながります。

源泉徴収票をメールで依頼するタイミングは?

源泉徴収票のメール依頼に最適なタイミングは、主に次のような時期になります。

  • 忙しい時期や休みの時期を避ける:決算時期などは企業の多忙期です。また、年末年始やお盆など休みの時期は避けましょう。
  • 退職時のタイミング:退職時は退職日から1ヶ月以内に依頼するのが一般的です。退職後の繁忙期を避け、早めの対応が求められます。
  • 忘れた場合:年度末の忙しさに紛れて依頼を忘れた場合は、できるだけ早めに行うと良いでしょう。

 
上記のタイミングを意識することで、源泉徴収票のメール依頼がスムーズに進み、手続きに必要な時間を短縮できます。

また、メールで依頼を行う際は、余裕を持って行動することが重要です。

退職後の源泉徴収票のメール依頼で押さえておくこと

源泉徴収票は退職後に受け取ることになります。

退職してからになるので、手続きがどうしても難しくなることがあります。

では、具体的にどんなことを意識すればよいのかについて、見ていきましょう。

退職後の源泉徴収票はいつもらえる?

源泉徴収票は、一般的に退職後の約2~4週間程度で受け取れます。企業によっては異なる場合があります。

会社は従業員の退職から1ヶ月以内に源泉徴収票を交付するという法律があるのです。

そのため、1ヶ月を過ぎることは基本的にないと考えておいて問題ありません。

 
また、次の就職活動や税務上の手続きで急ぎ必要な場合は、以下の点に注意してください。

  1. 退職時の相談:退職時に源泉徴収票がいつ必要か、担当者に伝え、発行スケジュールを確認しましょう。
  2. 迅速な依頼:退職後、源泉徴収票がすぐに必要な場合は、退職後も早めにメール等で依頼を行いましょう。
  3. 待ち時間の予測:会社によっては、発行に時間がかかることがあります。余裕を持った依頼が重要です。

 
以上のように、退職後の源泉徴収票発行は会社によって発行時期が異なります。

計画的に依頼を行うことがスムーズな受け取りへのカギとなります。

前の職場への依頼メールのコツ

前の職場に源泉徴収票のメール依頼をする際、以下のコツを押さえることで、円滑なコミュニケーションが期待できます。

  1. 丁寧な挨拶:昔の上司や同僚への敬意を表すため、メールの冒頭と結びには丁寧な挨拶を入れましょう。
  2. 明確な要件:必要な源泉徴収票の年度や枚数、送付先住所など、要件をはっきりと記載します。
  3. 適切な情報提供:長期間経過している場合は、自分の業務内容や在籍期間を軽く触れると、相手が記憶を呼び戻しやすくなります。
  4. 感謝の表明:以前の職場での経験や学びに感謝を示すことで、良好な関係の維持につながります。

 
上記のように、礼儀正しい態度と明確な依頼内容を心がけることが、前の職場へ源泉徴収票を依頼するポイントです。

また、関係を大切にする姿勢を示すことで、今後の人間関係にも良い影響を与えることができます。

退職先への効果的なメール依頼法

退職先に源泉徴収票のメール依頼をする際、以下の点に注意して礼儀正しく依頼しましょう。

  1. 感謝の表明
    • 退職の際に受けたサポートや協力への感謝を述べましょう。
    • 感謝の気持ちを示すことで、前向きなコミュニケーションが期待できます。
  2. 明確な要件
    • 源泉徴収票の必要年度や枚数を具体的に記述しましょう。
    • 間違いを防ぐために、必要な情報は正確かつ簡潔に伝えることが大切です。
  3. 状況の説明
    • 現在の状況や源泉徴収票が必要となった経緯を簡単に説明すると良いでしょう。
    • これにより、依頼の緊急性や重要性を理解してもらえます。
  4. プロフェッショナルな態度
    • 退職時の不快な状況があった場合でも、プロフェッショナルに対応しましょう。
    • 個人的な感情を抑え、ビジネスライクな態度で依頼を行うことが重要です。

退職後に依頼メールを送る際の注意点

退職後の源泉徴収票依頼する際のの注意点としては、以下のような注意点があります。

  1. 期限の明記
    • 源泉徴収票が必要な期限がある場合は、その日付を明確に伝えましょう。
    • 期限を明記することで、相手に緊急性を伝えることができます。
  2. 発送方法の指定
    • 特定の発送方法が必要な場合(例:速達、電子メール添付など)は、それを明示しましょう。
    • 明確な指示で、受取の遅れや手間を防げます。
  3. 個人情報の確認
    • 送付先住所や連絡先が正しいかを再確認しましょう。
    • 誤った情報での送付は、受け取りに影響を及ぼす可能性があります。

 
上記のポイントに注意しながら、丁寧かつ明確な依頼メールを作成しましょう。

そうすることによって、退職後の源泉徴収票をスムーズに入手することにつながります。

源泉徴収票を依頼する際の注意点

源泉徴収票を依頼する際には、イレギュラーな状況にも対応していかなければならないこともあるでしょう。

例えば、再発行を依頼する場合や催促する場合などです。

把握しておきたいポイントについて、見ていきましょう。

源泉徴収票の再発行は可能?

源泉徴収票の再発行は十分可能ですが、そのプロセスは会社によって異なることがあります。

一般的な所要時間は即日から2週間程度を見込むと良いでしょう。

 
覚えておきたいポイントが下記です。

  1. 事前の確認
    • 再発行の手続きや必要書類については、事前に確認しておくと安心です。
    • 担当部署や連絡先の確認も忘れずに。
  2. 手続きのスピード
    • 会社や機関によって処理スピードが異なります。通常、急ぎの場合はその旨を伝えましょう。
    • 早めの手続きがスムーズな対応を促します。
  3. 再発行の義務
    • 会社は源泉徴収票の発行および再発行を行う義務があります。
    • しかし、特殊な事情がある場合は、その都度対応が異なる可能性があります。

源泉徴収票の再発行を依頼するメールの例文

以下は源泉徴収票の再発行を依頼する際のメール例文です。

紛失や破損など再発行の必要が生じた場合は、次のように具体的かつ丁寧に依頼をしましょう。

メール例文

件名:源泉徴収票の再発行依頼について

 
いつもお世話になっております。

〇月に退職した〇〇(名前)です。

 
お恥ずかしい話ですが、先日発行いただいた源泉徴収票を紛失してしまいました。

申し訳ございません。

 
大変お手数をお掛けしますが、再発行をお願いできないでしょうか。

[必要書類や発送先の詳細]

 
勝手なお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
 
署名

 
再発行に必要な情報や書類がある場合は、内容を明確に伝えることが重要です。

源泉徴収票を中々もらえない場合は催促も考えよう

源泉徴収票の依頼後、なかなか届かない場合には、催促が必要になることがあります。

催促メールを送る際は、以下のポイントを考慮しましょう。

  1. 適切なタイミング
    • 依頼後、適切な期間(例えば2週間など)を待ってから催促することが望ましいです。
    • あまりに早い催促は相手にストレスを与える可能性があります。
  2. 新たな情報の追加
    • 依頼の繰り返しにならないよう、新たな情報や状況の変化を伝えましょう。
    • 緊急性や特別な事情があれば、その点を強調すると良いでしょう。
  3. 丁寧な文体
    • 催促であっても、礼儀正しく丁寧な言葉遣いを心掛けることが大切です。
    • 依頼の重要性を伝えつつ、相手を尊重する態度を示しましょう。

 
以上のように、源泉徴収票の再発行や催促には、適切な方法とタイミング、そして丁寧なコミュニケーションが鍵となります。

源泉徴収票をメールで依頼する際の総まとめ

◎ 記事のポイントまとめ

  1. 源泉徴収票のメール依頼にはスピード性が高い
  2. メールでの源泉徴収票依頼は記録にも残って便利
  3. 依頼メールでは正確な情報伝達が重要、必要事項をはっきり記載することで誤解を防ぐ
  4. 件名は具体的かつ明確にすることで、内容の一目理解を促す
  5. 本文では「依頼者情報」「源泉徴収票の詳細」「期限の指定」「礼儀正しい表現」を含める
  6. 依頼メールは必要最低限の情報を簡潔にまとめることがスムーズな手続きにつながる
  7. 依頼メールの件名は一目見て分かりやすい内容にすることが大事
  8. メール依頼のタイミングは、年末年始や忙しい時期を避けること
  9. 退職時は退職日から1ヶ月以内に受け取れるのが一般的
  10. 退職後に源泉徴収票が急ぎ必要な場合は、退職時に相談し迅速な依頼を行う
  11. 前の職場への依頼メールでは、丁寧な挨拶と明確な要件を記載することで円滑なコミュニケーションが期待できる

 
今回ご紹介した情報を基に、源泉徴収票をメールで上手に依頼しましょう。

メールだと記録として残るので、後々「聞いた・聞いていない」という問題が生じにくいのでオススメです。

相手は自分のタイミングでメールを見たり、返信もできるので。

 
ぜひメールを活用して、スムーズな源泉徴収票の受け取りを目指しましょう!